Što se tiče komunikea iz digitalne ere, niti jedan ne dijeli sveprisutnost dobre, staromodne e-pošte. Svi sudjeluju u e-pošti. Zapravo, prema podacima koje je prikupila Radicati Group, tvrtka za istraživanje tržišta usredotočena na tehnologiju, zajednički otpuštamo gotovo 270 milijardi e-poruka dnevno . Pisanje e-pošte takav je živahni dio svakodnevnog života da bi on, poput hodanja, razgovora i disanja, do sad trebao biti drugačiji od prirode za sve. Drugim riječima, nema opravdanja da pogrešno sastavite e-poštu.
Pa ipak, mnoge e-poruke prepune su grešaka. (Kladio bih se da od tih 270 milijardi solidnih 260 milijardi spada u ovu kategoriju.) Mekki crte predmeta, nesretni pozdravi, nepromišljeni odabir fonta - oh, i nemojte me uopće pokrenuti u dvostrukom razmaku ( ili dvostruki crtica). Da, postoji mnogo stvari koje možete zeznuti u procesu pisanja e-pošte. Ovdje ćete pronaći najčešće prijestupnike - i naučiti ćete ih popraviti. Tamo gdje prije nije bilo izgovora, sada stvarno nema izgovora. A za još nevjerojatnih savjeta iz uredskog života naučite 25 genijalnih načina da se postigne izgaranje ureda.
1 Odjavljujete se sa nečim osim "najboljim".
Shutterstock
S poštovanjem . Hvala . Sve najbolje . Ili jednostavno ništa uopće. Bezbroj prijava putem e-pošte koje možete odabrati. Upotrebom mnogih uobičajenih, poput one četvero, riskirate da ispadnete previše formalno, hladno, iskrivo iskreno ili previše daleko (respektivno). Igrajte na sigurno držeći se provjerenog vremena Best . Prema Patriciji Napier-Fitzpatrick, ona djeluje za svaku situaciju i sleti ravno u središte formalno-neformalnog Vennovog dijagrama. Ukratko, vaša je najbolja opklada.
2 Upotrebljavate vanjske riječi u lancima.
Jednom kada razgovor krene, nema potrebe za hi-om, dragi ili hvala ili najbolje . (Isto tako, ako radite u uskom složenom uredu, gdje je razgovor više od potrebe samo za hladnjakom vode.) Pozdrav i procjena samo prekrivaju vašu e-poštu i prekidaju tok razgovora. Pokrenite svaki lanac sa sobom, svakako, ali bacite ih što prije možete.
3 Prelazite broj riječi.
Shutterstock
Prema studiji od 40 milijuna poslovnih e-mailova, koju su proveli ljudi iz Boomeranga, aplikacija za produktivnost, postoji savršena dužina prodajnih e-poruka. Za maksimalnu efikasnost provjerite je li vaša adresa e-pošte kraća od 50 riječi i ne veća od 125. (Da, to uključuje četiri do šest riječi koje koristite za hi- boe i bye s.) I za više načina za svladavanje umjetnosti elektronike razmjenu poruka, naučite 17 genijalnih e-mail hakova koji će poboljšati vaš život.
4 Dvostruki ste.
Shutterstock
Da biste se odmah postarali, stavite dva razmaka na kraju svake rečenice. Dvostruki prostor - praksa koju ćete vidjeti ovih dana u e-mailovima odvjetnika, liječnika i vaših baka i djedova - nastao je kao redakcijski mandat u 19. stoljeću. U onim danima tinta bi mogla puhati i razdoblja možda neće donijeti konačni otisak. Dodatni prostor služio je kao jastuk jasnoće, da tako kažem, da bi čitatelj sigurno znao da je kazna gotova.
Digitalno-funkcionalno doba uopće nema potrebe za dvostrukim prostorom. Zapravo su izdavačke kuće, novine i časopisi postupno ukinuli praksu dvostrukog razmaka, četrdesetih godina prošlog stoljeća , nakon dolaska IBM-ovog izvršnog direktora, vrhunskog pisaćeg stroja. Ljudi, 2018. je godina. Trebate izdvojiti svoje rečenice poput. Ovaj.
Ne. Kao. Ovaj.
5 Dvostruko ste vezani.
Shutterstock
Em-crtica (jedna od ovih: -) je stvar koju pokušavaš napraviti. U isto vrijeme pritisnite tipke shift, alt i crtica (ova: -).
6 Koristite pogrešan mobilni potpis.
Sigurno ste vidjeli neke potpise e-pošte vrijedne crke i većine njih uglavnom dolaze iz uvijek radne gomile. ("Poslano s mobitela. Molim vas da oprostite bilo koji tpyos", je klasik.) Ne pravite iste zamke. Ako pucate s adrese e-pošte, samo to kažite - doslovno. Prema Ben Dattneru, izvršnom treneru, najbolji mobilni potpis e-pošte koji imate možete je jednostavno poput: "Poslano s puta". Jasno je, učinkovito, pa čak i s dodatnim bonusom koji evocira zrak nestašice poput Kerouaca.
7 Krivo ste zalijepili.
Shutterstock
Ako kopirate tekst iz vanjskog izvora - Word-ovog dokumenta ili proračunske tablice u Excelu, recimo - morat ćete očistiti svako oblikovanje prije nego što pritisnete tipku za slanje . U suprotnom, vaš će se tekst pojaviti u pristigloj pošti primatelja, a svi će poskočiti. Da biste očistili formatiranje, ako ste jedan od milijardi korisnika Gmaila, označite tekst koji vam je potreban za pročišćavanje i pritisnite mali "TX" okvir. To ćete vidjeti u samom desnom dijelu alatne trake mogućnosti oblikovanja. (To je gumb koji izgleda ovako: A. )
8 Definitivno pogrešno pišete OOO poruke.
Kao što Jane Scudder, profesorica poslovne škole Sveučilišta Loyala u Chicagu, savjetuje, postoji jedan i jedini format koji trebate slijediti prilikom izrade poruke izvan ureda:
Hvala na tvom emailu. Ja sam OOO od utorka, 12. lipnja do petka, 15. lipnja bez pristupa e-pošti. Ako je hitno, obratite se na. Inače ću odgovoriti na sve poruke kad se vratim .
Za detalje na razini nitpick-a, poput toga da li završiti poruku zadnjeg dana ili prvi dan unatrag - ili trebate li unijeti telefonski broj ne -, samo se konzultirajte s našim iskreno previše opsežnim vodičem.
9 Zajebavate priloge.
Shutterstock
Nikada ne povlačite i stavljajte slikovne privitke u e-poštu. Tijekom postupka mogli biste dimenzije slike ili veličinu datoteke, što znači da bi vaš primatelj mogao dobiti nižu rezoluciju (ružnu i pikseliranu) verziju fotografije. Umjesto toga, usmjerite se na ikonu spajalice u svojoj e-pošti i na taj način pronađite i prenesite datoteku.
10 Ne hipervezujete se.
Umetanje URL-ova slučajno u tijelo e-pošte je ružno, nezgrapno i, iznad svega, lako se popraviti. Samo označite tekst koji želite hipervezati, pritisnite tipku K i zalijepite URL u polje koje se pojavi. Tada će vaš tekst izgledati ovako.
11 Koristite previše razdoblja.
Jezik se razvija s vremenom - ali ne mislim samo na riječi s merkuralnim značenjem ili na prolazne izraze koji su izgubljeni u povijesti. I interpunkcijski znakovi se mijenjaju. Uzmimo za primjer razdoblje. Stoljećima je značilo da je rečenica završena, a ništa drugo. Bio je posve lišen bilo kakve supstance ili emocija izvan toga.
Ali ovih dana, kako su primijetili istraživači sa sveučilišta Binghamton i Rutgers, završetak rečenice u razdoblju može se dogoditi kao u najboljem slučaju promuklo ili u najgorem slučaju bijesno. (Iako vam ne treba nauka koja će vam reći da se svako „U redu je“ ili „Ne“ koje primite osjeća kao okretnost.) Dakle, osim ako je riječ o službenoj e-pošti, minimalizirajte upotrebu svog razdoblja. Upotrijebite manje oštre interpunkcijske znakove - crtice, elipse, zareze, zapisi i zareznice - kako biste povezali svoje misli.
12 Pogrešno radite predmetne retke.
Shutterstock
Većina sandučića za e-poštu na radnoj površini presjekla je prikaz linije predmeta na 60 znakova. Na pametnim telefonima, međutim, taj se prikaz isključuje s brojem znakova koji iznosi čak 25, ovisno o uređaju. (Na većim ekranima, poput onih na iPhoneu 8 Plus prikazat će se najviše 30 znakova.) Da biste osigurali čitanje cijelog retka predmeta, držite stvari kratkim i slatkim. Oh, i ne zaboravite da to ispunite. Malo je stvari preciznije od primanja neznanca "(bez predmeta)".
13 Koristite pogrešan font.
Shutterstock
Helvetica je banalna. Times New Roman je jeziv. Comic Sans je…, samo, ne. Prilikom sastavljanja poruka e-pošte držite se osnovnog: Sans Serif. Neugodna je i lako se čita. Uz to, font se prikazuje na svakom web pregledniku, tako da će vaša poruka biti isporučena prema namjeri, sa svim netaknutim stilizacijom slova (kurziv, podebljano, podvlačenje - takve stvari) vašem primatelju.
14 Razmještate sve u jedan odlomak.
Shutterstock
Sakupiti cijeli tekst zajedno je ružno i, ovisno o tome koliko govorite, neorganizirano - do zbunjujuće mjere. Slijedite ovo pravilo: svaki odlomak treba imati jedan poen, a svaka točka zaslužuje vlastiti odlomak (čak i ako je to samo jedna rečenica). Razdvojite tekst u skladu s tim.
15 Izrađujete pogreške pri upisu.
Bolji si od toga.
Ari Notis Ari je viši urednik, specijaliziran za vijesti i kulturu.