Prema studiji Workfronta, pružatelja usluga upravljanja oblakom, prosječni zaposlenik u SAD-u u bilo kojem trenutku ima 199 nepročitanih ili neotvorenih poruka e-pošte. Ako ta brojka zvuči visoko, srećno vam je, a ako zvuči slabo, možda je vrijeme da svoj stil komunikacije temeljito preispitate. Još važnije, to ne mora biti ovako. Iako je e-pošta sada postala sinonim za nešto što je prezahtjevno, dugotrajno i mučno, nije kasno da se ispuni za naplatu kao brzo, jednostavno i bezbolno sredstvo međusobne komunikacije.
Ključ za upravljanje pristiglom poštom - uz budnost - je poznavanje trikova trgovine. Činjenica je da postoji čitav niz alata svih vrsta koje su tijekom godina razvili istomišljenici koji samo razmišljaju kako bi se izborili za izlaz iz nepročitane pošte. Ali prije nego što se iskoristite ove trikove - postajući crni pojas u pristigloj pošti - morate naučiti što su oni. Dakle, bez dodatnih poklopa, zaokružili smo 17 najfinijih, bez gluposti i vrlo potrebnih trikova koji će vam pomoći da se pozabavite divljinama mape pristigle pošte jednom zauvijek.
1 Igrajte igru e-pošte.
Shutterstock
Igra e-pošte je internetska igra koja nakon što se prijavite na vaš račun e-pošte čini upravljanje zabavom u primljenoj zabavi. U osnovi prelazi kroz vaše poruke e-pošte, tražeći da poduzmete korake po svakom kliku merača vremena, zadržavajući rezultat na temelju broja e-mailova na koje odgovorite odmah u odnosu na odlaganje za kasnije. Iako se igra može pauzirati, omogućujući vam da stignete do svojih e-mailova mirnije, to je sjajan način da malo uzbuđenja - i natjecanja - stavite u inače suh zadatak.
2 Pojednostavite uz sortiranje.
Shutterstock
Jeste li ikad poželjeli da vaš račun e-pošte bude samo pametniji? Pa, Sortd je takav. Osim što svoje račune e-pošte postavljate na web-stranicu koja je prijatnija za oči, ona sadrži i značajke koje vam pomažu da ostanete iznad vrha posla. Oni uključuju podsjetnike, widgete koji pomažu u pojednostavljivanju popisa obaveza, pa čak i značajku praćenja koja vam omogućuje da vidite kada su se vaše poruke otvorile. Također vam omogućuje jednostavno dijeljenje unutar grupe, što timske projekte čini fluidnijim.
3 Integrirajte svoje adrese e-pošte.
Shutterstock
Jeste li ikada željeli diverzificirati račune e-pošte - na primjer, stvaranje društvenog, poslovnog i osobnog računa - no brinite se da će to učiniti prebacivanje između njih još jedan frustrirajući zadatak rješavanja? Nisi sam. Srećom, Shift, besplatna aplikacija za preuzimanje omogućuje vam da integrirate sve svoje adrese e-pošte u jedan gladak, jednostavan pogled na oči, čineći prebacivanje između njih jednostavnim kao i klik na vašu trackpad. Kao bonus, ona također integrira funkcionalnost pretraživanja, što znači da možete pregledati cjelokupni opseg komunikacija odjednom - posebno korisno za one komunikacije koje se nalaze na granici poslovne i osobne.
4 Ispustite prijavu.
Shutterstock
U prvim danima slanja e-pošte obrazac se tretirao poput fizičkog pisma i uključivao je pozdrav, poruku i odjavu. Međutim, sada kada su svi preplavili e-mailom na način na koji to sigurno ne bi bilo moguće fizičkom poštom, pravila su se promijenila.
Za jedno, odjava više nije potrebna. Oni se još uvijek mogu koristiti za formalnije komunikacije i pri predstavljanju sebe, ali u protivnom, nema potrebe trošiti vrijeme odlučivajući između "Najbolje" i "Toplo". Jednostavno rečeno - to smo prošli.
5 Razvrstajte poruke po prioritetu.
Shutterstock
SaneBox je još jedan komad korisnog softvera koji, iako nije besplatan (planovi počinju od 59 dolara za godinu dana), možda ga se možda isplati. U osnovi vam omogućuje da sortirate e-poštu na temelju njihove hitnosti, uključujući "sada", "kasnije", i za one bilješke koje nikada ne trebaju ugledati svjetlo dana, "crnu rupu".
6. Primijenite OHIO metodu.
7 Neka bude sažet.
Želite brže izvaditi svoju e-poštu? U svom se odgovoru pokušajte ograničiti na fiksni broj riječi. Iako se to u početku može osjećati neskladno, što manje riječi koristite u komunikaciji, to ćete imati više vremena. No, nemojte se upuštati u to što ćete bacati riječi zaštite poput "možda" i "mislim" da biste ublažili ono što u početku može izgledati kao promukli jezik - jer to možete učiniti manje autoritativnim.
8 Spremite predloške poruka.
9 Na kraju svakog dana ispraznite smeće.
Shutterstock
Praznjenje smeća može biti stresno - na kraju krajeva, jednom kad nestane, otići će zauvijek. Međutim, ako je poruka e-pošte zaista hitna i slučajno ste je uništili, nemojte pogriješiti: osoba koja pokušava stupiti u kontakt ponovno će je poslati.
Što je još bolje, pražnjenje smeća na kraju dana pomaže vam osigurati da li je vaša e-pošta lijepa i prazna kad ju ujutro provjerite i može smanjiti strah koji osjećate kad otvorite taj pretinac pristiglih dana.
10 Upotrijebite indikator završetka poruke.
Stavljanje EOM na kraj naslovne točke - "kraj poruke" - govori osobi da je poruka ne treba otvarati: potrebne informacije su već prenijete. Izvrsna je ušteda vremena kada se e-pošta koristi samo kao podsjetnik. Koristite ga i ohrabrite i druge. Ne mora otvoriti jednu e-poštu možda se ne čini velikim uštedom vremena, ali zbroji se.
11 Izbrišite poruke koje prvo nećete pročitati.
Prije nego što išta otvorite, izbrišite one e-poruke koje očito ne vrijede vašeg vremena. A s obzirom na to da je do 45 posto svih poruka e-pošte neželjeno, ali ne morate ih unijeti u svoju mapu neželjene pošte, definitivno je vrijedno odbacivati dio tog nereda. Ako očistite dio četkice, ostatak zadataka e-pošte učinit ćete malo manje stresnim. A kad je riječ o stresu, svaki zalogaj smanjujete broj.
12 Napravite mape datoteka koje odgovaraju.
Shutterstock
Većina adresa e-pošte sadrži unaprijed spremljene s nekoliko mapa - mape pristigle pošte, smeće, arhivirane itd. - a ponekad čak i nekoliko specijalnih adresa, poput putovanja, osobnog ili poslovnog. Iako su ovo sjajno mjesto za početak kada je riječ o organizaciji e-pošte, oni ne bi trebali biti jedini na koje se oslanjate kako bi organizirali svoje poruke. Iako još uvijek možete koristiti postojeće mape, dodajte vlastite kako biste pojednostavili svoja pretraživanja. Napravite mape za osobnu komunikaciju, PR kontakte ili čak poruke iz škole svoje djece i možete zadržati važne podatke koje sadrže bez ostavljanja tih poruka da začepe vašu mapu.
13 Postavljanje podsjetnika.
Shutterstock
Boomerang je još jedna aplikacija za preuzimanje koja može ubrzati tu zamrznutu poštu u bilo kojem trenutku. U početku poznat kao Baydin, novo ime više odgovara njegovoj funkciji: omogućava korisnicima da bacaju e-poštu bez vida, samo da bi im se trebali vratiti kad vam trebaju. Besplatna aplikacija slat će poruke u vaše ime na određene datume - recimo, za tjedne podsjetnike ili mjesečne račune - i može ukloniti poruke iz pristigle pošte sve dok se s njima ne treba baviti. Uz to, može vas podsjetiti da pratite poruke koje ste već poslali.
14 Koristite prilagođene prečace i odgovore konzervirane.
Shutterstock
Ne može se poreći da konzervirani odgovori mogu zvučati robotski. Konzervirani odgovor, koji je personaliziran, može biti alat za uštedu vremena koji ne žrtvuje vašu osobnost. Promatrajte svoje prethodne komunikacije da biste vidjeli koje izraze najviše koristite i izradite dokument o njima kako biste uštedjeli vrijeme. U stvari, za korisnike Gmaila ova je funkcija ugrađena upravo u program za e-poštu može upamtiti fraze koje najčešće koristite u svojim porukama i omogućuje vam da ih umetnete samo pritiskom na tipku Tab.
15 Izbrisati nakon prosljeđivanja.
Shutterstock
Ponekad nam stižu e-poruke koje nam zapravo ne bi trebale biti adresirane. Možda je to nekom drugom u društvu ili cimeru koji plaća račune za struju. Bilo kako bilo, treba biti ispred nečijih očnih jabučica, a ne kod nas. Umjesto da samo prosljeđujete i zaboravite, obrišite cijeli lanac nakon što zajedno proslijedite sve relevantne informacije. To nije vaš posao, pa zašto bi on trebao zauzeti prostor u pristigloj pošti?
16 Iskoristite funkciju arhiva.
Shutterstock
Ako je vaša e-pošta već preopterećena viškom poruka, dobar prvi korak je da se povučete i samo izbrišete sve. Vjerojatno se nikad nećete baviti u ovom trenutku, a osoba koja je čekala odgovor vjerojatno je zaboravila. Ako se ne možete baš sami donijeti na korak, arhivirajte ga - to je bolje nego ništa i prići ćete jednom koraku bliže mitskoj "nuli pretinac".
17 Odjavite se za stvari koje ne čitate.
Shutterstock
Jeste li se ikada pretplatili na bilten - ili neki drugi uobičajeni e-mail eksploziv - samo da biste se zaljubili u njega, a da i dalje primate poruke koje na dnu pristigle pošte pristižu malo više od toga? Jeste li ikad to napravili 10, 20 ili, ne znam, 200 puta? Ako je tako, u dobrom ste društvu. Možda je zato besplatna aplikacija Unroll.me takvo uporište na tržištu. Nakon preuzimanja, algoritam Unroll.me okuplja sve vaše pretplate e-pošte, omogućujući lako razvrstavanje i / ili otkazivanje pretplate. Osim toga, njihova značajka "skupa" nudi zgodan format za ispitivanje važnih biltena koje volite. Također je neograničeno: usluga je dostupna na svim uređajima.
Da biste otkrili još nevjerojatnih tajni o životu svog najboljeg života, kliknite ovdje da nas pratite na Instagramu!
