Šest točaka i tri. To je koliko sati, prema nedavnom istraživanju koje je naručio tehnološki gigant Adobe, koji Amerikanci provode u prosjeku svaki dan odgovarajući na e-poruke. Drugim načinom: čitavu trećinu svog budnog života proveli ste zalijepljeni u pristigloj pošti, reagirajući na teme poruka koje su, iskreno, mogle biti razrijeđene tijekom petominutnog IRL razgovora. Nešto mora dati.
Srećom, dobiti nešto što možete pružiti je u mnogim slučajevima lako kao pritiskanje gumba. Primjenjujući niz isprobanih taktika, možete satima provedenih putem e-pošte smanjiti na ništa. Pomislite samo: koliko biste vremena uštedjeli ako nikad više ne biste morali ručno preuzeti privitak? Ili što ako možete brzo izvući e-poštu iz etera, štedeći vam vrijeme (i panika!) Potrošenog na izradi e-maila "Tako mi je žao, nisam to htio poslati"?
Da, sve je to internetsko džuzitsu moguće. U nastavku smo uvrstili 17 najboljih hakova za e-poštu koji poboljšavaju život, poboljšavaju život i poboljšavaju učinkovitost. Dakle, čitajte dalje, jer čeka se ona sudbonosna pošta nula. A kako biste maksimalno iskoristili svojih 6.3 sati, ne propustite 15 hladno otvorenih poslovnih e-poruka koje vas izdvajaju.
1 Masovno se odjavite.
Shutterstock
Dobro je kladiti se da je poštanska pošta zagušena kao i starije spavaonice za vrijeme finala. Dobra je opklada da je najveći dio te nevolje zbog dnevnih ili tjednih e-poruka prodavaonica, organizacija i drugih biltena na koje ste se možda godinama prijavili. Korištenjem Unroll.me možete pronaći sve popise na kojima se nalazite - i odjaviti pretplatu s bilo kojeg od koga više ne želite primati informacije. U stvari, jedan urednik najboljeg života uspio je pomoću Unroll.me da utvrdi nevjerojatnih 135 pretplata. Koliko ćete se pojaviti? A koliko ste mogli bez njih?
2 Uključite prečace na tipkovnici.
Shutterstock
Svi znamo osnovne prečace na tipkovnici. (Naredba A : odaberite sve. Naredba C : kopiranje. Naredba P : zalijepite itd.) Ali korisnici Gmaila mogu uključiti napredni skup prečaca. Prvo idite na postavke. Kliknite karticu općenito. Otprilike na sredini videćete opciju prečaca na tipkovnici, koja je prema zadanim postavkama isključena. Uključite i imat ćete pristup tim jednostavnim pritiscima tipki:
- C : započnite novu poruku
- Shift- C : započnite novu poruku u novom prozoru
- D : započnite novu poruku na novoj kartici
- F : prosljeđivanje poruke
- #: izbriši poruku
- Shift- I : označite poruku kao pročitanu
- Shift- U : označi poruku kao nepročitanu
- Command- S : spremite poruku
3 A zatim ih automatizirajte.
Shutterstock
Ako imate problema s memoriranjem ovog skupa prečaca na tipkovnici, Keyrocket, dodatak za Google Chrome podsjetit će vas dok kucate. (Naravno, neinvazivno.) A za više načina kako postati stroj za produktivnost naučite 15 načina da udvostručite svoju produktivnost u pola vremena.
4 Koristite hashtagove.
Da, uistinu, alat za organizaciju potpisa društvenih medija funkcionira i za e-poštu. Na kraju svog potpisa stavite hashtag ili dva - dio e-pošte koji je uglavnom isečen, tako da primatelji neće vidjeti niti prosuditi vašu oznaku "#workhardplayhard" - za jednostavno pretraživanje. Samo upišite hashtag u polje za pretraživanje na vrhu pristigle pošte i pojavit ćete svaku e-poštu kodiranu s njim.
5 Omogućite opciju "poništi".
Shutterstock
Svi smo bili tu: sastavite e-poštu, pošaljete ga u eter i odmah shvatite, oh ne, tu poruku nije bilo spremno za slanje. Ispada da svoje poruke možete vratiti s ruba instaliranjem korisne odgode. Na Gmailu, na primjer, idite na postavke, a zatim općenito. Gumb za poništavanje pronaći ćete kao petu mogućnost. Uključite ga. Možete odabrati iz padajućeg izbornika u intervalima od 10 sekundi; diktirat će vam koliko vremena imate prije nego što vašu poruku zauvijek otpremite.
6 Postavite tu značajku na 10 sekundi.
Shutterstock
Savjet: ako e-poštu koristite kao de facto uslugu trenutnih poruka, preporučujemo da gumb za poništavanje postavite na 10 sekundi. Na taj način vaši odgovori neće biti poslani s pola minute odgađanja. Ne, 30 sekundi ne zvuči mnogo, ali recimo ovako: Ako je vaša IM usluga po izboru (Slack, GChat, Facebook Messenger - što god!) Držala svaku odlaznu poruku toliko dugo, vaši kontakti bi brzo postali očiti.
7 Ili samo ispunite posljednje polje "do".
Shutterstock
Dobra je navika za usvajanje, ljudi. (Pogledajte prethodna dva slajda.)
8 Iskoristite ovaj znak.
"Za e-poštu koja započinje pozdravom" zdravo "ili" zdravo ", zatvaranje poput" najboljeg "bilo bi dosljedno", kaže Patricia Napier-Fitzpatrick, osnivačica i predsjednica New York-ove The Etiquette School. "Najbolje je, iako se pretjerano koristi, jedno je od najsigurnijih zatvaranja općenito, jer je uvredljivo i univerzalno prikladno." To je točno: Unatoč svom bijesnom prekomjernom korištenju, "Best" je najbolji najbolji način za prijavu e-pošte.
9 i ovaj e-mail potpis.
Kad ste na putu, barem ćete se htjeti odreći dosadnih simpatičnih fraza ("Molim vas oprostite sve pogreške pri upisu." "Poslano s mog 1, 21 gigavatnog procesora.". ") umesto nečeg jednostavnog, elegantnog, pravog puta:" Poslano s puta. " Prema riječima Ben Dattnera, izvršnog trenera, provjerava sve te kutije dok istovremeno evocira vibraciju Kerouac-esque. Malo je čudo da je potpis s jednim pametnim telefonom koji bi svi trebali imati.
10 I ova poruka izvan službe.
Prema riječima Jane Scudder, profesorice poslovne škole Sveučilišta Loyala u Chicagu, kada ispunjavate poruku izvan ureda, ovo je oblik koji biste trebali pribaviti:
Hvala na tvom emailu. Ja sam OOO od utorka, 12. lipnja do petka, 15. lipnja bez pristupa e-pošti. Ako je hitno, obratite se na. Inače ću odgovoriti na sve poruke kad se vratim .
Za detalje na razini nitpick-a, poput toga da li završiti poruku zadnjeg dana ili prvi dan unatrag - ili trebate li unijeti telefonski broj ne -, samo se konzultirajte s našim iskreno previše opsežnim vodičem.
11 Promijenite gustoću prikaza.
Korisnici Gmaila mogu birati između tri različite gustoće prikaza za svoju pristiglu poštu: udobne, ugodne i kompaktne. Gustoća prikaza ne utječe ništa više na to koliko bijelog prostora postoji između svake poruke na zaslonu pristigle pošte. Malo je više od stvari, ali mislite o tome, u smislu, termina. Udobno je poput razmaka s dvostrukim oblozima, gdje je ugodan razmak s jednom linijom, a kompaktan je sličan razmaku s pola obloga.
12 Ne zaboravite arhivirati.
Shutterstock
E-poruke možete ukloniti iz pristigle pošte bez potrebe da ih potpuno očistite iz mape za smeće. "Arhiviranjem" pojedinačnih poruka one će se odmah sakriti iz pristigle pošte i svih vaših mapa. No možete ih još uvijek pratiti, ako je potrebno, funkcijom pretraživanja. Na Gmailu možete odmah arhivirati poruke nakon što ih otvorite klikom na mali "x" koji se pojavljuje pored retka predmeta.
13 Slijedite dvominutno pravilo.
Shutterstock
Zagovarani od strane stručnjaka za produktivnost svih pruga, dvominutno pravilo siguran je način za rješavanje stresa vezanog za e-poštu. Evo kako to funkcionira: Ako možete odgovoriti na e-poštu i zaboraviti za dvije minute ili manje, odmah je riješite. Ako ne, ostavite to za kasnije.
14 Skupite odgovore e-pošte.
Da biste smanjili količinu vremena koje provedete zalijepljeno za zaslon uhvaćen umornom razmjenom unazad, označite doba dana kao razdoblja "odgovaranja putem e-pošte". (Možda je jedan sat ujutro, a 90 minuta popodne. Možda je to tri sata nakon ručka. Što god vam odgovara!) Tada odgovarajte samo na e-poruke u tim vremenskim okvirima - i nikad izvan njih.
15 Označite svoje e-poruke na 140 znakova.
Da, baš kao Tweet (ili barem tweet revolucije prije 280). Kao što je Andrew Torba, predsjednik Uprave Gaba, društvene mreže, savjetovao u časopisu Medium, najbolje je da e-poruke budu što kraće. "Želio bih vam pomoći u rješavanju problema X. Mislim da smo Y i Z predložili da se povežemo. Možete li slobodno razgovarati?" Nema potrebe za cvjetnim pozdravima.
16 Postavite privitke za automatsko preuzimanje.
Shutterstock
Ako vam ovo, onda to (IFTTT), aplikacija za optimizaciju e-pošte, može pomoći u postavljanju specifičnog "jezika", da tako kažem, koji će izrezati gomilu sloga tipa posrednika. Na primjer: ako dolaznoj e-pošti postoji privitak, IFTTT će je automatski preuzeti na vaš Google disk.
17 Ne odgovarajte na e-poruke nakon sati.
Nije tajna da su Amerikanci prezaposleni - i, kako je otkrila studija Adobe, velik dio tog prekomjernog posla dolazi zbog učestalog slanja e-pošte. Zato su početkom ove godine članovi vijeća New York Cityja uveli prijedlog zakona zbog kojeg će ilegalne tvrtke zahtijevati od zaposlenika da provjeravaju e-poštu nakon radnog vremena. (Inspirirana je trenutno važećim zakonom iz knjige u Francuskoj, gdje tvrtke s osobljem većim od 50 moraju postaviti stroge smjernice o radu izvan radnog vremena ili se inače suočavaju s novčanim kaznama.)
Ari Notis Ari je viši urednik, specijaliziran za vijesti i kulturu.