Kada je riječ o e-pošti, možda ćete pomisliti da znate sve što treba znati. Na kraju krajeva, većina nas šalje i prima u prosjeku 121 e-poštu dnevno , prema podacima tvrtke za istraživanje tržišta The Radicati Group. No iako vjerojatno svaki dan provedete znatan dio trunke u pristigloj pošti, vjerojatno biste mogli naučiti nešto ili dvije. Zapravo, postoji mnoštvo pravila etiketa e-pošte koje se redovito izmiču vama i mnoštvu drugih ljudi na vašem popisu kontakata. Želite biti sigurni da ste elektronički pristojni? Evo 17 zlatnih pravila slanja e-pošte koje vjerojatno niste znali, ali morate znati.
1 Odgovarajte u trenutku kada primite e-poštu, čak i ako vam treba više vremena.
Shutterstock
Tjedan dana nakon što su ga poslali, nitko ne cijeni odgovor na e-poštu. Zapravo, istraživanje za 2018. godinu koje je provela konzultantska tvrtka Toister Performance Solutions otkrilo je da je 41 posto ljudi očekivalo odgovor e-pošte od svojih suradnika za manje od sat vremena. (Odmah započnite s izradom napomena o izvinjenju u vašem računovodstvenom odjelu!)
Naravno, neki odgovori e-pošte pozivaju vas da prožmujete misli i sastavite odmjerenu poruku. U tim je slučajevima rješenje jednostavno: odgovorite u roku od nekoliko minuta kako biste obavijestili pošiljatelja da ste primili njihovu poruku, ali treba vam malo više vremena da sredite stvari. Na taj način znaju da ste uzeli u obzir njihovu e-poštu i ne ignoriraju ih jednostavno.
2 Koristite "Odgovori svima" s oprezom.
Shutterstock
Postoji ključna razlika između opcija "Odgovori" i "Odgovori svima". Ipak, mnogi korisnici e-pošte to nažalost ne shvaćaju. U slučaju da ste jedan od njih, znajte da kad odaberete potonji, svaki primatelj koji je na originalnoj poruci bio CC-a dobiva vaš odgovor - i, što je češće od toga, ne morate preplaviti sve mape pristigle pošte.
Te su nepotrebne masovne poruke takva muka, postoji razgovorni termin koji bi ih opisao: "Odgovori Allpocalypse." Dakle, kad sljedeći put budete odgovarali na masovnu e-poštu, razmislite tko doista treba pročitati vaš odgovor: cijela tvrtka ili samo izvorni pošiljatelj?
3 Ako želite odgovor od nekoga, nemojte ih kriviti.
Shutterstock / Jacob Lund
Kad nekome pošaljete poruku na e-poštu, što znači da je kopirate na kopiju, to obično znači da ih želite zadržati zapečenima u razgovoru, ali ne morate tražiti odgovor od njih. A, kako upozorava profesionalni trener Dannielle Walz, zloupotreba CC opcije može dovesti do problema u komunikaciji.
"Ako CC-evima dodate vaše kolege u mnoge e-poruke, oni će možda početi prestati smatrati vašu e-poštu važnom i mogu ih smjestiti izravno u 'referentnu mapu' ili 'pročitati kasniju mapu'", napisala je u postu LinkedIn. "To može dovesti do gubitka važnih podataka u budućnosti."
Ako očekujete odgovor od nekoga, stavite njegovu adresu e-pošte u polje "Za" i štedite funkciju "CC".
4 Shvatite kada i kada ne koristiti BCC.
Shutterstock
BCC polje je još složenije, i neprestano izbjegava čak i najiskusnije korisnike e-pošte. Ali razuzmemo ga: BCC označava "slijepu kopiju ugljika", tako da, iako je slična CC-ing, BCC-in ne prikazuje e-poštu te osobe drugim primateljima, što znači da nitko drugi u lancu neće vidjeti da vi uključio ih.
Pa kad je u redu koristiti BCC? Časopis Hillel Fuld iz Inc. kaže da je to isključivo za masovnu e-poštu ili kada vas netko e-poštom uvede nekom drugom.
"U svakom drugom slučaju, kada nekome pošaljete e-poštu i nekom drugom BCC-u, vi ste nepošteni - htjeli mi to ili ne", napominje Fuld. "E-poštom šaljete Osobu X i bez da to znate, a Osoba Y prisluškuje vaš razgovor. Osoba X nema pojma da netko drugi čita ovu poruku e-pošte, a u stvarnosti ste je potajno poslali i nekom drugom."
5 Umjereno koristite uskličnike.
Shutterstock
Lako je baciti uskličnik u svoju e-poštu tu i tamo, ali pokušajte to ne naviknuti. Iako se oni u povijesti upotrebljavaju za iskazivanje uzbuđenja, u e-poruci uskličnici se lako mogu zamijeniti zbog lakoće ili pasivne agresivnosti.
"Upotreba nepotrebnog uskličnika u e-pošti može lako uništiti temeljno značenje vašeg teksta", objašnjava Anna Verasai za HR Digest . "Koristite ga samo kad trebate naglasiti nešto važno. Razmislite o tome kako bi vaš čitatelj mogao protumačiti poruku kad je pročita."
6. Budite oprezni pri korištenju humora.
Shutterstock
Svatko od sebe voli dobru šalu, ali s obzirom da se ton može pogrešno protumačiti ako mu ne odgovara osobno, najbolje je šale ostaviti van svoje e-pošte. "Rezervirajte humor za telefonski poziv ili osobno", napisao je profesor poslovnog pisanja David Silverman u Harvard Business Review . "Na taj način, kada vlada zapanjena tišina na drugom kraju reda ili na drugom kraju konferencijskog stola, mogao bih reći:" Mislim da možda ne shvaćate koliko sam smiješan smatram sebe i, s obzirom na to, vjerujte da ću se sada zaustaviti. ""
Ali ozbiljno: Ključna studija iz 2005. objavljena u časopisu Personality and Social Psychology otkrila je da, iako su pošiljatelji predviđali da će njihovi primatelji 80-ak puta moći precizno dešifrirati njihov ton, primatelji su mogli samo točno pročitati ton 56 posto vrijeme.
7. Preskočite sleng.
Shutterstock
S porastom razmjene izravnih poruka skraćeni su oblici engleskog jezika postali su široko korišteni - poput "u" za "vi" ili "želite" umjesto "htjeti". Ali, baš kao što se humor ne primjećuje često kada je riječ o e-mailovima, sleng je sličan nedolazak. Prema jednom istraživanju OnePoll-a, 37 posto ljudi smatralo je da je upotreba slenga na radnom mjestu neprihvatljiva, a 55 posto njih reklo je da preskoče "lol" kada je u pitanju slanje e-pošte vašem šefu.
8 Obratite pažnju na liniju predmeta.
Shutterstock
Predmetne linije su jednostavne, ali potrebne. Budući da se većina e-poruka čita na mobilnim uređajima - 55 posto, prema tvrtki za isporuku e-pošte Return Path - važno ih je zabiti. Kratke, sažete i izravne teme teme su najbolje. Svrha e-pošte treba biti jasno navedena i trebate je ograničiti na pet riječi ili manje, jer mobilni uređaji nakon toga odrežu sve riječi.
9 Uključite potpis.
Shutterstock
Jeste li ikad od nekoga dobili e-poštu i pitali se "od koga je ovo?" Iako vam adresa pošiljatelja može dati nekoliko tragova o tome tko su, ponekad to nije dovoljno. Potpis na kraju e-adrese može primatelja odmah obavijestiti tko ste, što radite i kako bi vas mogao dalje kontaktirati.
Ljudi u integriranoj marketinškoj agenciji Ocreative kažu da je imati kućicu s potpisom e-pošte "poput predati osobi posjetnicu svaki put kad pošaljete e-poštu". Ako ga još nemate, dodajte potpis koji sadrži vaše puno ime, poziciju, telefonski broj, e-poštu, web mjesto i poslovni logotip.
10 Ne zaboravite na KISS (držite ga kratkim i jednostavnim).
Shutterstock
Metoda KISS nešto je što smo većina nas učili u osnovnoj školi, ali to ne znači da je to kasnije manje bitno. Boomerang, aplikacija za produktivnost e-pošte, istražio je ključne metode za dobivanje više odgovora putem e-pošte. Njihov najveći pothvat? Najbolje je pisati kao da imate osam godina.
Njihova su istraživanja otkrila da je na e-poruke napisane na razini čitanja trećeg razreda veća vjerovatnoća da će se odgovoriti na one napisane na razini čitanja na faksu.
11 Pripazite na priloge.
Shutterstock
Prilozi su ponekad nužni dio postupka slanja e-pošte, ali trebali biste u potpunosti znati kako ih koristiti prije povezivanja s odustajanjem. U dugim lancima e-pošte ponekad mogu proći neopaženo ili previdjeti, a neočekivani privitci također se ne otvaraju jer su primatelji oprezni od elektroničkih virusa.
Najbolje rješenje je da pozovete svoje privitke u tijelu svoje e-pošte. Grammarly kaže da je najbolji način da obavijestite primatelja privitaka da na kraj e-pošte uključite poruku koja kaže nešto u skladu sa stavkama "Priložio sam" ili "Pogledajte detalje u prilogu."
12 Standardizirajte font.
Shutterstock
Dok se igranje s fontom stilova i boja može zabavljati, u profesionalnom svijetu nema mjesta za svijetlo ružičaste Comic Sans. Kako se ispostavilo, upotreba fontova izuzetno je važna kada je u pitanju digitalna komunikacija, prema Colinu Wheildonu, autoru vrste Type & Layout: Jeste li komunicirali ili jednostavno pravite lijepe oblike? "Moguće je otpuhati tri četvrtine naših čitatelja jednostavnim odabirom pogrešnog tipa", rekao je on American Writers & Artists.
Pa na koje bi se fontove trebali lijepiti kada je riječ o e-porukama? MageMail preporučuje Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ili Arial.
13 Ispitajte sve.
Shutterstock
Pri pisanju e-pošte, velike su šanse da ćete pogriješiti; na kraju krajeva, ti si samo čovjek. Međutim, pogreške se ne gledaju često kada je riječ o radnoj e-pošti. U anketi Grammarlyja od gotovo 2.000 ispitanika, 67 posto reklo je da nije u redu upisivati pogreške u e-poštu, dok je samo 6 posto mislilo da je to prihvatljiva greška.
14 Unesite zadnju adresu e-pošte.
Shutterstock
Najlakši način da provjerite da ne šaljete e-poštu prije nego što je spreman ili prije nego što se očisti od pogrešaka? Pričekajte dok je sve u formi top-top prije unosa primateljeve adrese e-pošte. Kao što znate, stvaranje pogrešaka u e-pošti je jedno od najlakših načina da se napravi pogrešan dojam.
"Nije samo u profesionalizmu", rekla je Karen Kessler, predsjednica Evergreen Partnersa, za Forbes . "U pitanju je ugled zaposlenika i tvrtke ili organizacije. Vidjeli smo da loše odluke e-pošte dovode do negativnih posljedica za zaposlenika - otkaz - i za organizaciju - parnice."
15 I triput provjerite ime primatelja.
Shutterstock
Jedna velika pogreška koju biste trebali izbjegavati je pogrešno pisanje imena primatelja, stoga obavezno provjerite triput prije nego što pogodite slanje. Mnogi ljudi pogrešno pravopisno ime vide kao lijen i bezobličan, posebno ako je ispravan pravopis na adresi e-pošte. Što treba učiniti ako slučajno pogriješite? Kathryn Shanley, vlasnica My Red Pen Editing, kaže kako je neposredna isprika ključ za održavanje vaše vjerodostojnosti.
16 Za profesionalno poslovanje koristite profesionalnu adresu e-pošte.
Shutterstock
Iako je osobna adresa e-pošte u redu za upotrebu s prijateljima ili obitelji, držite je izvan poslovnog okruženja. To je posebno važno u situaciji potrošač-prodavač. Istraživanje GoDaddy-a za 2016. godinu na 1.000 Amerikanaca otkrilo je da 75 posto vjeruje da je profesionalna e-pošta važan faktor u povjerenju u internetsku tvrtku, a 33 posto sumnji u legitimitet prodavača ako koristi osobnu adresu e-pošte.
"Nikad ne zaboravite prvi dojam, bilo u stvarnom životu ili na mreži", rekao je u izjavi glavni direktor proizvoda za GoDaddy, Steven Aldrich. "Često se vaša prva izravna interakcija s kupcem odvija putem e-pošte i stoga je izgledati profesionalno u ovom kontekstu izuzetno važno."
17 Ne zaboravite da se sve može podijeliti.
Shutterstock
Bilo da se radi o prosljeđivanju, BCC-u ili jednostavno treptanju telefona nečijim licem, važno je zapamtiti da sve što napišete u e-poruci može vidjeti netko drugi a ne njegov primatelj. Stoga bi sva vaša e-komunikacija trebala biti profesionalna i bez rizika. Uostalom, e-poruke mogu biti čak i dopuštene na sudu, tako da je najbolje da nikad nikad ne šaljete ništa što bi moglo biti iskorišteno protiv vas. A za više načina kako poboljšati svoj radni vijek, potražite 25 genijalnih trikova za rad pametnije i teže.
Da biste otkrili još nevjerojatnih tajni o životu svog najboljeg života, kliknite ovdje da nas pratite na Instagramu!
Kali Coleman Kali je pomoćnica urednika u Best Lifeu.