Od svih stvari koje uzrokuju smiješnu količinu stresa u životu, e-pošta je definitivno velika. A s obzirom na to da je u jednoj studiji utvrđeno da je 28 posto prosječnog radnog tjedna provedeno u čitanju i odgovaranju na e-poruke, definitivno je nešto što je vrijedno pokušati smisliti kako se bolje nositi. Bilo da se radi o e-mailovima vašeg šefa u kasnim noćnim satima koji vas vode uz zid ili samo obična količina e-poruka koja uopšte zatrpava vaš pretinac, evo 27 načina na koje možete odmah početi biti korisnik e-pošte bez stresa. A za više načina za svladavanje ove umjetnosti kojih se svi svakodnevno susrećemo, pogledajte 17 genijalnih e-pošiljaka e-pošte koji će poboljšati vaš život.
1 Otkažite pretplatu. Odjaviti. Odjaviti.
Shutterstock
Već primate mnoštvo e-poruka od ljudi koje poznajete, tako da sve e-poruke koje dolaze iz trgovina, internetskih publikacija i drugih slučajnih mjesta samo još više zamaraju vašu pretinac pristigle pošte. Prođite i odjavite se za mjesta koja vas ne zanimaju. A ako ih je previše, da biste se samostalno mogli nositi, poslužite se uslugom poput Unroll.me koja vam može pomoći da u nekoliko minuta riješite pretinac stotina stresnih pretplata.
2 Ostanite offline tijekom odmora.
Odmor znači ne morati čuti niti jedan zahtjev od vašeg, čak ni u obliku e-pošte. Pa zašto još uvijek provjeravate tijekom slobodnog vremena? Drugi put kad krenete na put, uključite poruku izvan ureda za svakoga tko pošalje nešto na vaš način - i ne usuđujete li se razmišljati o prijavi. Sigurno da menadžeri nisu baš najbolji u osobnom pružanju zaposlenika prostora kad rade bez sata, ali imate pravo na uživanje u e-pošti sa vacayom i bez stresa. Digitalni detox, evo vas. A za još nevjerojatnih načina da najbolje iskoristite svoju e-poštu, pogledajte 15 načina na koji pišete e-mailove pogrešno.
3 Idite na papir i olovku.
Shutterstock
Ponekad biti korisnik e-pošte bez stresa znači odstupiti od tehnologije i zgrabiti dobru olovku i papir. Prema istraživanjima Harvard Business School, bilježenje "liste odgovora" o dolaznim e-mailovima kojima trebate adresirati može vam pomoći da ih učinkovitije prođete. Nakon što sastavite svoj popis, odgovorite na ono na što zapravo treba odgovoriti i zaboravite na ostalo.
4 Koristite Gmail značajku "Pametni odgovor".
5. Ograničite svoju e-poštu na jedan uređaj.
Ovih dana imate pristup svojoj e-pošti gdje god se okrenete: prijenosnom računalu, telefonu, tabletu i pametnom satu (ako, znate, imate jedan od takvih). Da, to je puno obavijesti. Istraživanje iz Future Work Center pokazalo je da oni koji primaju e-poštu na svoje uređaje imaju višu razinu stresa - to je samo previše podataka da bi se jedna osoba mogla nositi s njima i ostati bez zdravlja. Umjesto toga, pokušajte provjeriti svoju e-poštu samo na jednom uređaju, a ne na svim. A za više načina savladavanja ove svakodnevne umjetnosti, ne propustite 15 hladnih otvorenih poslovnih e-poruka koje vas izdvajaju.
6 Provjerite svoju e-poštu samo u određeno vrijeme.
7. I definitivno ne provjeravajte ujutro ili noću.
Shutterstock
Tehnologija omogućuje ljudima da rade 24 sata dnevno, ako to žele: stvarno se nikad ne morate isključiti. Definitivno je dobra stvar održavati dijelove svog dana bez e-pošte. Prema ljudima iz Centra za rad budućnosti, sudionici ankete rekli su da provjeravanje njihovih poruka ujutro ili kasnije noću povećava razinu stresa. A kako ne može? Vidite stvari koje samo rezultiraju većim pritiskom vašeg šefa, vaših poznanika i svih ostalih u vašem životu. Isključivanjem ćete napokon pružiti sebi priliku za ponovnu energiju.
8 Zadnje polje ispunite "do".
Shutterstock
Koliko ste puta poslali e-poštu prije nego što ste bili spremni poslati? Ili ste shvatili da ste pogriješili nakon što ste dodirnuli taj gumb? Kao što svatko može potvrditi, to nije dobar osjećaj. Gmail ima "Poništi" značajku koja vam omogućuje da u kratkom vremenu "otkačite" e-poštu, ali postoji jedan jednostavan način da izbjegnete eventualne nesporazume. Dok se vaša e-adresa ne pročita i ne bude spremna, ostavite polje "Za" prazno. Zatim, kad ste spremni za slanje, možete upisati ime primatelja i izvaditi e-poštu, a da ništa ne krene po zlu.
9 Ne ostavljajte svoju e-poštu otvorenom cijeli dan.
Ako ste tip osobe koja ima otvoren e-mail i neprestano mi smeta dolazne poruke, odmah prestanite s tom navikom. Prema podacima ankete iz Future Work Center, oni koji cijeli dan gledaju svoju e-poštu, imali su veći pritisak od navedenih e-mailova. Stoga prijavite se na minimum kako biste umanjili stres.
10 Prođite kroz pretinac pristigle pošte redom.
Uobičajeno je proći u pristigloj pošti tražeći najprije prioritete e-pošte na koje treba odgovoriti, ali prema piscu Brianu Christianu, to će tek na kraju biti veliko gubljenje vremena. Umjesto toga, on kaže da započnite s vrha, a zatim krenite prema dolje, odlučujući na što treba odgovoriti, a što ne dok ne stignete do kraja.
11 Postavite teško zaustavljanje.
Kažem da noću nećete provjeravati svoju e-poštu, možda djeluje, ali znate što funkcionira još bolje? Postavljanje stvarnog vremena isključivanja više vam nije dopušteno skeniranje putem pristigle pošte. Umjesto da se pravilo ne ostavljate tako otvorenim, točan trenutak za isključivanje i uživanje u večernjim porukama e-pošte čini veliku razliku u razinama vašeg stresa. A za još načina da se preusmjeri i de-tech naučite 20 genijalnih načina ubijanja vremena bez pametnog telefona.
12 Obavijesti o tišini.
Bez obzira koliko puta ste postavili provjeru svoje e-pošte tijekom dana, nikad ne biste trebali imati na tim obavijestima. Budimo realni: ako se pojave ti pingovi, nesumnjivo će vas i dalje naglasiti. Jednostavno isključivanje i držanje radne površine i telefona malo tišim čini sve razlike u vašoj dobrobiti.
13 Neka vaša poštanska pošta bude čista i organizirana.
Shutterstock
Baš kao što biste svoj radni prostor održavali čistim, tako želite i svoj pretinac održati urednim. Prema istraživanjima sa Sveučilišta u Michiganu, jedan od načina za upravljanje stresom putem e-pošte je iskoristiti neke od unutarnjih organizatora koji su vam dostupni u vašem pretinacu pošte. Izradite mape za organiziranje e-poruka po kategorijama, označite ih i odredite prioritet te ih postavite filtre da biste organizirali e-poštu kada dođu u vašu mapu.
14 Ne čitajte e-poštu vikendom.
Ako se možda nećete osjećati kao da radite preko vikenda, jednostavno jednostavno bilježite koje e-poruke dolaze, ali radeći to, ne dopuštate si da se istinski isključite i ponovo aktivirate za tjedan koji dolazi. Ako je iskušenje uvijek prisutno, izbrišite svoju aplikaciju Gmail s telefona u petak nakon posla i vratite je u ponedjeljak. (Očajna vremena zahtijevaju očajne mjere.) Ili, postavite uslugu koja pauzira primljenu poštu.
15 Pauzirajte pretinac pristigle pošte.
Da biste pauzirali pretinac pristigle pošte, upotrijebite alat kao što je Inbox Pause, koji radi i za Gmail i za Outlook. U osnovi prestaje ulaziti svaka nova e-pošta dok ne odlučite ponovo dozvoliti. Bilo da je tijekom dana kada pokušavate uživati u vikendima, sigurno će vam dati malo mira.
16 Iskoristite usluge organizirane putem e-pošte.
Shutterstock
Ako se samo gledajući u pretinac pristigle pošte osjećate prenapučeno zbog stotina neotvorenih poruka e-pošte koje još uvijek niste prošli, koristite uslugu poput Sane Boxa. Pomaže vam u čišćenju pristigle pošte i organiziranju onoga što postoji, postavljanju važnih poruka e-pošte na koje ih možete vidjeti, slanjem ometajuće poruke e-pošte u mapu koju kasnije možete pregledati i postavljanjem biltena i pretplata na jedno mjesto. To će postati vaš BFF koji se bori protiv stresa. A da biste dobili više načina za postizanje tehnološkog stresnog oružja, naučite 20 načina da nas društveni mediji isticu.
17 Poredajte pristiglu poštu putem aplikacije.
Jedan od najjednostavnijih načina organiziranja mape za pristiglu poštu jest Sortd, koji vam omogućuje sve raspoređivanje. S pristiglom poštom s lijeve strane i popisima kategorija s desne strane, možete prevući e-poštu u različite prilagodljive odjeljke - poput "za obaviti" i "dovršiti" - tako da u primljenoj pošti možete dobiti manje naporan vid.
18 Ne spavaj na BCC-u.
Shutterstock
Jeste li ikada uhvaćeni u mrežu e-poruka s kojom želite apsolutno ništa? Ponekad ako upoznate dvoje ljudi, na kraju im stanete na život i nastavite se dopisivati o stvarima koje se ne odnose na vas. Ako ste ikada jedan od ljudi koji su napred i nazad, spremite treći kotač neki stres i prebacite ih na BCC - „slijepu kopiju ugljika“ - nakon uvoda. A ako ste vi koji je uhvaćen u ludilu, pitajte mogu li vas drugi ljudi iz grupe dodati na BCC da vas ne bi zaustavio.
19 Razgovarajte sa svojim šefom.
Shutterstock
Ako vas nepoznavanje kakva očekivanja očekuje od odgovora na e-mailove nakon što vas satima stresi, porazgovarajte s njima o onome što traže u odgovorima, kažu istraživači sa Sveučilišta Michigan State. Nadamo se da cijene ravnotežu radnog i privatnog života i ne očekuju da ćete im se obratiti o stvarima kasno u noć ili preko vikenda, omogućavajući vam da se potpuno opustite kada niste u dužnosti. A ako želite biti sigurni da će konvo plivati, pripremite se tako što ćete se ukopati u 15 znakova Vaš šef je psihopat.
20 Iskoristite "odmor putem e-pošte".
Ponekad je vrlo teško obaviti stvari samo znajući da li vas e-pošta čeka da pregledate. Ako vam treba neprekidno vrijeme za rad na projektu, recite svom timu da odlazite na odmor putem e-pošte - odvajate se pola dana kako biste se fokusirali i započeli svoj posao - predlažu istraživači sa Sveučilišta u Michiganu.
21 Organizirajte stvari do roka.
22 Koristite 3-drugo pravilo
Shutterstock
Ne, ovo pravilo nema nikakve veze s hranom koja je pala na pod. Prema John M. Grohol, Psy.D., ljudi gube puno vremena pokušavajući smisliti što učiniti s određenim porukama e-pošte. Umjesto toga, taj postupak ne bi trebao trajati više od tri sekunde. Da biste smanjili razinu stresa, brzo odlučite želite li odgovoriti, izbrisati, arhivirati ili spremiti poruku e-pošte za kasnije. To može izgledati kao žurna odluka, ali pomoći će vam da brže prođete kroz inbox.
23 Koristite značajku rasporeda.
Shutterstock
Ponekad kad nešto nije hitno, nema vam smisla odmah poslati e-poštu o tome. Umjesto toga, riješite se nekih stresa tako što ćete ga napisati i zakazati kako biste ga poslali nekoliko dana kasnije, preporučuju ljudi iz Harvard Business School. Na taj način skidate ga s prsa, ali još uvijek imate vremena prije nego se ponovo s tim riješite.
24 Promijenite skupno nepročitane e-poruke u "pročitane"
Shutterstock
Jednom kada naletite na određeni broj nepročitanih poruka e-pošte, nema povratka: nikada nećete proći kroz njih sve, i iskreno, vjerojatno ste se već obratili onima koji su ionako super važni. Da biste smanjili stres koji dolazi od svakodnevnog pojavljivanja "3.478 nepročitanih poruka e-pošte", promijenite ih da čitaju skupno. Svaki je sustav e-pošte drugačiji, ali postupak je općenito prilično jednostavan. (Možete ih i obrisati skupno, ali to bi moglo biti još stresnije jer znate da su upravo… nestali.)
25 Održavajte podjelu između posla i rada.
Shutterstock
Teško je ispraviti stvari kada imate svoj posao i osobnu e-poštu na jednom mjestu. Prema stručnjaku za produktivnost Paula Rizzo, to je razlog zašto biste trebali pokušati apsolutno najteže kako biste ih odvojili. "Na taj ćete način biti pažljivi kada razmišljate o svakom od njih. Mnogo je lakše upravljati kada znate vrste e-poruka koje ćete vidjeti prije nego što uopće otvorite pretinac pristigle pošte., " ona kaže.
26 Slobodno ignorirajte određene e-poruke.
Shutterstock
Možda će se osjećati zastrašujuće ignorirajući e-poštu, ali vjerovali ili ne, ne treba na sve reagirati. Ako to uzmete od istraživača Poslovne škole Harvard, to je jednostavan način da se riješite stresa: Ako je nešto tako važno, pojavit će se opet.
27 Ne rješavajte sukobe putem e-pošte.
Duel preko e-pošte može zvučati puno bolje nego to činiti licem u lice, ali nikad se ne završava dobro. Prema istraživanjima sa Sveučilišta u Michiganu, loše je riješiti sukobe u pristigloj pošti i na kraju će vam samo donijeti veći stres. Umjesto toga, ili se upoznajte osobno ili ih pozovite da bi se stvari rješavale na učinkovitiji način. A za više nevjerojatne mudrosti u uredu, naučite 60 najboljih hakovaca za produktivnost od 60 sekundi.
