Dani odmora. Bolesni dani. Osobni dani. Praznici. Na potencijalnu zgražanje šefa, to je neizbježnost ravnoteže između radnog i privatnog života: provest ćete neko vrijeme izvan svog stola - i to će biti više od pauze za ručak. A za milijune uredskih radnika, jedna stvar je apsolutno nužna za one dane kada niste vezani za tipkovnicu: Poruka izvan ureda.
Sada je stvaranje savršene poruke izvan urednosti toliko umjetnost koliko i znanost. To mora biti profesionalan, ali perspektivan, sažet, a opet informativan, tup i uljudan. "Ključno je razjasniti sljedećih pet stvari", kaže Jane Scudder, certificirana trenerica za život, vodstvo i karijeru i profesorica poslovne škole u Chicagu Sveučilišta Loyola. "Kad ste vani; kad se vraćate; provjeravate li e-poštu ili ne; jeste li dostupni telefonom ili ne; i kome se obratiti u vašoj odsutnosti." Nakon toga ona kaže: "Ostalo je samo stil!"
Imajući to na umu, evo njezinog preporučenog formata koji bi odgovarao svakoj situaciji:
Hvala na tvom emailu. Ja sam OOO od srijede, 15. studenog do petka, 17. studenog, bez pristupa e-pošti. Ako je hitno, obratite se na. Inače ću odgovoriti na sve poruke kad se vratim .
Kao što vidite, ne trebate reći zašto ste vani; to nije nitko osim vašeg i, ovisno o okolnostima, šef vašeg. Scudder je također sigurna da ima na umu da je označavanje vašeg telefona ili dostupnosti e-pošte također neobavezno, ali da je u redu „naznačiti da ćete povremeno provjeravati“. Također možete primijetiti da su to "sve poruke", a ne "vaše poruke". Iako vam može biti primamljivo personalizirati poruku izvan ureda, upotreba "svih poruka" primatelja će suptilno podsjetiti da, hej, vi razrađujete puno e-pošte - može potrajati neko vrijeme dok odgovori.
Napokon, napomena o datumima. Postoji neki razgovorni neslaganje oko toga što znači raspon datuma u vašoj poruci: Znači li drugi datum da se vraćate na taj dan ili da ćete zadnji dan biti vani? U vezi s tim, Scudder je čvrst: Ukazuje na posljednji dan kada ćete biti vani.
Nekoliko dodatnih pravila koja morate imati na umu: ako vam je slobodno vrijeme proteklo za vikend, a vi ćete se u ponedjeljak vratiti na posao, nema potrebe da nabrajate prethodnu nedjelju u poruci koja vam dolazi izvan ureda; većina ljudi ne radi vikendom, tako da je prioritet za petak. No, vraćate li se dan kasnije tijekom tjedna, budite sigurni da vikend uvrstite u svoj vremenski prostor, tako: od srijede, 15. studenog do utorka, 21. studenog .
Sada kada ste savladali sastavljanje poruke izvan ureda, pročitajte zašto biste trebali stalno to ostavljati - od nekoga ko je ostavlja za stalno.
Za više savjeta o tome kako živjeti svoj najbolji život, pratite nas i na Facebooku !
Ari Notis Ari je viši urednik, specijaliziran za vijesti i kulturu.